Allgemeine Geschäftsbedingungen

Bedingungen für die Bereitstellung und geschäftliche Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform TBPortal.

Stand: August 2026

1. Geltungsbereich

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die Bereitstellung und Nutzung von TBPortal zwischen der TBSoft GmbH & Co. KG, Dieselstraße 9, 70794 Filderstadt, nachfolgend „TBSoft“, und ihren Kunden.
  2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen, nachfolgend gemeinsam „Kunden“. Verbraucher sind von der Nutzung ausgeschlossen.
  3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn TBSoft ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
  4. Diese Bedingungen gelten auch für künftige Erweiterungen, Zusatzmodule und ergänzende Leistungen, sofern für diese keine abweichenden Bedingungen vereinbart werden.

2. Vertragsunterlagen und Rangfolge

  1. Art und Umfang der geschuldeten Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, der Auftragsbestätigung, einer vereinbarten Leistungsbeschreibung und diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
  2. Bei Widersprüchen gelten innerhalb ihres jeweiligen Regelungsbereichs in folgender Reihenfolge:
    1. individuelle Vereinbarungen der Parteien,
    2. Angebot oder Auftragsbestätigung,
    3. vereinbarte Leistungs- und Modulbeschreibungen,
    4. die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für datenschutzrechtliche Fragen,
    5. diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
  3. Produktdarstellungen auf öffentlichen Webseiten sind keine verbindlichen Angebote und keine Garantie eines bestimmten Funktionsumfangs.

3. Vertragsschluss

  1. Ein Vertrag kommt durch die Annahme eines Angebots von TBSoft, eine Auftragsbestätigung, eine beiderseitig unterzeichnete Vereinbarung oder die vereinbarte Bereitstellung von TBPortal zustande.
  2. Angebote sind nur innerhalb der darin genannten Bindungsfrist verbindlich. Fehlt eine Bindungsfrist, kann TBSoft das Angebot bis zu seiner Annahme widerrufen.
  3. Personen, die für den Kunden Erklärungen abgeben oder Benutzerkonten anfordern, versichern, hierfür ausreichend bevollmächtigt zu sein.

4. Vertragsgegenstand

  1. TBSoft stellt dem Kunden TBPortal für die vereinbarte Vertragsdauer als zentral betriebene Software-as-a-Service- Plattform zur Verfügung.
  2. TBPortal unterstützt abhängig vom vereinbarten Leistungsumfang insbesondere:
    • die strukturierte Übernahme und Zuordnung von Rechnungen, Lieferscheinen, Dokumenten und Stammdaten,
    • die Verwaltung von Unternehmen, Werken, Kunden, Empfängern und Baustellen,
    • die zentrale Organisation von Dateien, Medien und Dokumenten,
    • die Suche, Filterung und nachvollziehbare Zuordnung von Informationen,
    • die Verwaltung von Benutzern, Rollen, Modulen und Berechtigungen,
    • die Erstellung und den Versand geschäftlicher E-Mail-Kommunikation,
    • die Entgegennahme von Daten über vereinbarte Schnittstellen.
  3. Geschuldet ist ausschließlich der in den Vertragsunterlagen vereinbarte Funktionsumfang. Nicht ausdrücklich vereinbarte Anpassungen, Datenmigrationen, Integrationen, Beratungen oder Entwicklungsleistungen sind gesondert zu beauftragen.
  4. Eine Überlassung des Quellcodes oder einer dauerhaft installierbaren Programmkopie ist nicht geschuldet.

5. Bereitstellung und Benutzerkonten

  1. TBSoft richtet für den Kunden einen logisch getrennten Portalbereich ein und stellt die vereinbarten Module bereit.
  2. Der Kunde benennt mindestens eine fachlich und organisatorisch verantwortliche Kontaktperson. Diese koordiniert insbesondere Benutzer, Rollen, Freigaben und vertragsbezogene Abstimmungen.
  3. Benutzerkonten sind personenbezogen. Gemeinsame Konten dürfen nur verwendet werden, wenn dies ausdrücklich vereinbart und für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
  4. Der Kunde stellt sicher, dass nur von ihm autorisierte Personen Zugriff erhalten und ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Personen unverzüglich deaktiviert werden.
  5. Für den Zugriff sind ein aktueller, von TBSoft unterstützter Browser, eine geeignete Internetverbindung und ein funktionsfähiges Endgerät erforderlich. Diese Voraussetzungen liegen im Verantwortungsbereich des Kunden.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

  1. Der Kunde stellt TBSoft rechtzeitig alle Informationen, Entscheidungen, Testdaten und Ansprechpartner bereit, die für Einrichtung, Betrieb, Support und Fehleranalyse erforderlich sind.
  2. Der Kunde ist für die fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und rechtmäßige Verwendung der von ihm oder seinen Benutzern übermittelten Daten verantwortlich.
  3. Der Kunde prüft übernommene Daten und Dokumente in einem für den jeweiligen Geschäftsvorgang angemessenen Umfang. Automatisierte Prüfungen des Portals ersetzen keine erforderliche fachliche, steuerliche oder rechtliche Prüfung.
  4. Störungen und Sicherheitsauffälligkeiten sind TBSoft unverzüglich mit einer nachvollziehbaren Beschreibung, betroffenen Vorgängen und verfügbaren Fehlermeldungen mitzuteilen.
  5. Zugangsdaten, Wiederherstellungscodes und Authentifizierungsmittel sind vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
  6. Der Kunde hält eigene Systeme und vereinbarte Schnittstellen in einem sicheren, kompatiblen und ordnungsgemäß administrierten Zustand.

7. Zulässige Nutzung

  1. TBPortal darf ausschließlich für rechtmäßige geschäftliche Zwecke und im vereinbarten Umfang genutzt werden.
  2. Unzulässig sind insbesondere:
    • die Umgehung von Authentifizierungs-, Berechtigungs- oder Sicherheitsmechanismen,
    • der Zugriff auf fremde Mandanten, Konten, Dateien oder Datenbereiche,
    • das Einbringen von Schadsoftware oder technisch schädlichen Inhalten,
    • automatisierte Zugriffe außerhalb ausdrücklich freigegebener Schnittstellen,
    • eine Nutzung, die Stabilität, Integrität oder Verfügbarkeit des Portals gefährdet,
    • der Versand unzulässiger Werbung, irreführender Nachrichten oder rechtswidriger Inhalte.
  3. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 DSGVO dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies ausdrücklich vereinbart, für den vorgesehenen Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

8. Nutzungsrechte

  1. TBSoft räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht ein, TBPortal im vereinbarten Umfang durch autorisierte Benutzer zu verwenden.
  2. Der Kunde darf Zugänge weder vermieten noch außerhalb seines Unternehmens oder des ausdrücklich vereinbarten Nutzerkreises überlassen.
  3. Schutzvermerke, technische Beschränkungen und Sicherheitsmechanismen dürfen nicht entfernt, verändert oder umgangen werden.
  4. Gesetzlich zwingende Rechte des Kunden bleiben unberührt.

9. Kundendaten und Rechte Dritter

  1. Der Kunde behält sämtliche Rechte an den von ihm bereitgestellten Daten, Dokumenten, Medien, Vorlagen und sonstigen Inhalten.
  2. Der Kunde räumt TBSoft die für Bereitstellung, Speicherung, Sicherung, Übertragung, Darstellung und vertragsgemäße Verarbeitung technisch notwendigen Rechte für die Vertragsdauer ein.
  3. Der Kunde stellt sicher, dass er zur Verarbeitung und Bereitstellung der Inhalte berechtigt ist und keine Rechte Dritter verletzt.
  4. Wird TBSoft wegen eines vom Kunden zu vertretenden rechtswidrigen Inhalts berechtigt von Dritten in Anspruch genommen, stellt der Kunde TBSoft von den hierdurch entstehenden angemessenen Kosten und Ansprüchen frei. TBSoft informiert den Kunden unverzüglich und stimmt die Rechtsverteidigung angemessen mit ihm ab.

10. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

  1. Die Parteien beachten die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften.
  2. Soweit TBSoft personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO.
  3. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Erhebung, Übermittlung und Verarbeitung der in seinem Verantwortungsbereich verarbeiteten personenbezogenen Daten verantwortlich.
  4. TBSoft verarbeitet Auftragsdaten nur nach dokumentierten Weisungen des Kunden, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zu einer abweichenden Verarbeitung besteht.
  5. Der Einsatz und Wechsel von Unterauftragsverarbeitern richtet sich nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
  6. Personenbezogene Daten, die TBSoft für eigene Vertragsverwaltung, Abrechnung, Systemsicherheit, Missbrauchsprävention oder Rechtsverteidigung verarbeitet, werden in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeitet.

11. Informationssicherheit, Hosting und Sicherungen

  1. Die zentrale Anwendungsinfrastruktur, PostgreSQL-Datenbanken, produktiven Objektspeicher und Sicherungsspeicher werden nach der vereinbarten Infrastrukturkonfiguration an Standorten in Deutschland betrieben.
  2. Für den E-Mail-Versand können abhängig von Konfiguration und Verfügbarkeit sowohl deutsche SMTP-Infrastruktur als auch SendGrid eingesetzt werden. Beim Einsatz von SendGrid kann eine Verarbeitung außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.
  3. TBSoft setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragungswege, rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Wiederherstellungsverfahren und regelmäßige Sicherungen.
  4. Sicherungen dienen der Wiederherstellung des technischen Betriebs. Sie ersetzen keine gesetzlich vorgeschriebene Archivierung oder eine vom Kunden geschuldete Aufbewahrungsorganisation, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.
  5. Kein technisches System kann gegen sämtliche denkbaren Risiken geschützt werden. Die Parteien unterstützen sich deshalb bei der Erkennung, Eingrenzung und Behandlung sicherheitsrelevanter Ereignisse.

12. Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung

  1. Eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn sie in den Vertragsunterlagen oder einer gesonderten Service-Level-Vereinbarung ausdrücklich festgelegt ist.
  2. Vorhersehbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und mit angemessenem Vorlauf angekündigt.
  3. Dringende Sicherheits-, Stabilitäts- oder Wiederherstellungsmaßnahmen dürfen ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden, wenn dies zur Abwehr konkreter Risiken erforderlich ist.
  4. TBSoft darf TBPortal technisch und gestalterisch weiterentwickeln, wenn die vertragsgemäße Nutzung dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.
  5. Änderungen, die wesentliche vereinbarte Funktionen dauerhaft einschränken, bedürfen einer vertraglichen Grundlage oder Zustimmung des Kunden, sofern sie nicht aufgrund zwingender gesetzlicher oder sicherheitsbezogener Anforderungen notwendig sind.

13. Support

  1. Umfang, Kontaktwege, Reaktionszeiten und Servicezeiten des Supports ergeben sich aus den Vertragsunterlagen.
  2. Der Kunde unterstützt die Fehleranalyse durch eine nachvollziehbare Beschreibung, Zeitangaben, betroffene Datensätze und verfügbare Fehlermeldungen.
  3. TBSoft darf zur Fehleranalyse geeignete Protokolle und technische Metadaten auswerten. Zugriffe auf Kundeninhalte erfolgen nur, soweit dies erforderlich, berechtigt und datenschutzrechtlich zulässig ist.

14. Vergütung und Zahlungsbedingungen

  1. Preise, Abrechnungszeiträume, Fälligkeiten und Zahlungsbedingungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder der Auftragsbestätigung.
  2. Sämtliche Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
  3. Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen einschließlich der für Unternehmensgeschäfte vorgesehenen Verzugszinsen.
  4. TBSoft darf den Zugang nach vorheriger Ankündigung und erfolglosem Ablauf einer angemessenen Zahlungsfrist vorübergehend einschränken, wenn sich der Kunde mit einem erheblichen, unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Betrag in Verzug befindet.
  5. Die Zahlungspflicht für den vereinbarten Leistungszeitraum bleibt während einer vom Kunden zu vertretenden Sperrung bestehen.

15. Sperrung bei Sicherheits- und Rechtsverstößen

  1. TBSoft darf betroffene Konten, Schnittstellen oder Funktionen vorübergehend sperren, soweit konkrete Anhaltspunkte für einen Sicherheitsvorfall, eine rechtswidrige Nutzung oder eine erhebliche Gefährdung des Portalbetriebs bestehen.
  2. Die Maßnahme wird auf den erforderlichen Umfang und Zeitraum beschränkt. Der Kunde wird informiert, soweit dadurch der Zweck der Maßnahme oder gesetzliche Verpflichtungen nicht gefährdet werden.
  3. Nach Beseitigung der Ursache wird der Zugang unverzüglich wieder freigegeben, sofern keine weiteren rechtlichen oder technischen Gründe entgegenstehen.

16. Mängelrechte

  1. Der Kunde meldet erkennbare Mängel unverzüglich und beschreibt die betroffene Funktion sowie die Umstände ihres Auftretens so genau wie zumutbar. § 377 HGB bleibt anwendbar, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen.
  2. TBSoft erhält zunächst Gelegenheit zur Nacherfüllung. Diese kann durch Fehlerbeseitigung, Bereitstellung einer korrigierten Version oder einen zumutbaren gleichwertigen Lösungsweg erfolgen.
  3. Ein Mangel liegt insbesondere nicht vor, soweit eine Beeinträchtigung überwiegend verursacht wurde durch:
    • nicht unterstützte Browser oder Endgeräte,
    • fehlerhafte Kundendaten oder Kundensysteme,
    • nicht vereinbarte Schnittstellen oder Veränderungen durch den Kunden,
    • die Nichtbeachtung dokumentierter Sicherheitsanforderungen,
    • Ausfälle außerhalb des Verantwortungsbereichs von TBSoft.
  4. Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Absatz 1 Alternative 1 BGB wird ausgeschlossen. Dies gilt nicht bei arglistigem Verschweigen, einer Garantie oder soweit zwingendes Recht entgegensteht.
  5. Schlägt die Nacherfüllung endgültig fehl, stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte nach Maßgabe des Vertrags und dieser Bedingungen zu.

17. Haftung

  1. TBSoft haftet unbeschränkt:
    • bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
    • bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,
    • nach dem Produkthaftungsgesetz,
    • bei arglistigem Verschweigen eines Mangels,
    • im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie,
    • in sonstigen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.
  2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet TBSoft nur für den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf.
  3. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  4. Bei einem Verlust von Daten ist die Haftung auf den Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei angemessenen Sicherungs- und Aufbewahrungsmaßnahmen entstanden wäre. Diese Einschränkung gilt nicht, soweit die ordnungsgemäße Sicherung ausdrücklich zu den alleinigen Vertragspflichten von TBSoft gehörte oder einer der Fälle unbeschränkter Haftung vorliegt.
  5. Die Haftungsregelungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von TBSoft.

18. Vertraulichkeit

  1. Die Parteien behandeln alle nicht offenkundigen kaufmännischen, technischen und organisatorischen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich.
  2. Vertrauliche Informationen dürfen Beschäftigten, verbundenen Unternehmen und sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zugänglich gemacht werden, soweit diese die Informationen zur Vertragsdurchführung benötigen und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
  3. Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die:
    • bereits rechtmäßig bekannt waren,
    • ohne Vertragsverletzung öffentlich bekannt sind,
    • rechtmäßig und ohne Vertraulichkeitspflicht von Dritten erlangt wurden,
    • unabhängig entwickelt wurden,
    • aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.
  4. Gesetzlich erforderliche Offenlegungen werden der anderen Partei vorab mitgeteilt, soweit dies rechtlich zulässig ist.

19. Höhere Gewalt

  1. Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Ausfälle, die auf Ereignissen beruhen, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen und trotz angemessener Vorsorge nicht verhindert werden konnten.
  2. Dazu können insbesondere Naturereignisse, hoheitliche Maßnahmen, flächendeckende Energie- oder Telekommunikationsausfälle sowie erhebliche Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen gehören.
  3. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich über Beginn, erwartete Auswirkungen und Ende des Ereignisses und bemüht sich um eine angemessene Begrenzung der Folgen.
  4. Dauert die erhebliche Beeinträchtigung länger als 90 Tage, kann jede Partei den unmittelbar betroffenen Leistungsteil in Textform kündigen.

20. Vertragsdauer und Kündigung

  1. Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit, Verlängerung und ordentliche Kündigungsfristen ergeben sich aus den individuellen Vertragsunterlagen.
  2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
  3. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei eine wesentliche Vertragspflicht verletzt und die Verletzung trotz Abmahnung und angemessener Frist nicht beseitigt.
  4. Eine Abmahnung oder Fristsetzung ist entbehrlich, wenn die Fortsetzung des Vertrags unzumutbar ist, eine Abhilfe offensichtlich aussichtslos wäre oder sofortiges Handeln zur Abwehr erheblicher Sicherheits- oder Rechtsrisiken erforderlich ist.
  5. Kündigungen bedürfen mindestens der Textform, sofern in den Vertragsunterlagen keine strengere Form vereinbart wurde.

21. Datenexport und Löschung nach Vertragsende

  1. Nach Vertragsende erhält der Kunde für 30 Tage Gelegenheit, seine im Portal vorhandenen Daten über bereitgestellte Exportfunktionen oder in einem vereinbarten üblichen Format zu übernehmen.
  2. Der Kunde ist für die rechtzeitige Prüfung und Durchführung des Exports verantwortlich. Individuelle Aufbereitungen, Migrationen oder Sonderformate sind gesondert zu vereinbaren.
  3. Nach Ablauf der Exportfrist wird der produktive Zugriff deaktiviert und der Löschprozess eingeleitet.
  4. Kundenbezogene Produktivdaten und turnusmäßig rotierende Sicherungskopien werden grundsätzlich spätestens innerhalb von insgesamt 90 Tagen nach Vertragsende gelöscht.
  5. Eine frühere Löschung kann auf dokumentierte Weisung des Kunden erfolgen, soweit keine gesetzlichen, vertraglichen oder sicherheitsbezogenen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  6. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die betroffenen Daten für andere Zwecke gesperrt und nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht.

22. Schlussbestimmungen

  1. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Individuelle Vereinbarungen bleiben hiervon unberührt.
  2. Der Kunde darf nur mit unbestrittenen, rechtskräftig festgestellten oder aus demselben Vertragsverhältnis stammenden Forderungen aufrechnen.
  3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  4. Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Stuttgart ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis.
  5. Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Regelungen.